Biuro rachunkowe jak wybrać?

wyrachowani.pl   •   Wrzesień 7, 2018

Prowadzimy działalność gospodarczą i to jest już dla nas duże wyzwanie, mamy dużo bieżących spraw i problemów, ciężko nad wszystkim zapanować. Nie znamy się i nie musimy się znać na rozliczeniach podatkowych, albo zwyczajnie szkoda nam na to czasu. Pora wybrać biuro rachunkowe, które pomoże nam to wszystko uporządkować. I tu zaczyna się problem. Wchodzimy na strony internetowe, na których ilość biur jest niezliczona, a każde z nich czytając opis najlepsze. Tak naprawdę dopóki nie rozpoczniemy współpracy z biurem nie mamy pewności, że dobrze trafiliśmy. Nawet biura z polecenia mogą być obarczone ryzykiem decyzyjnym, ponieważ wiadomym jest, że to co spełnia oczekiwania naszych znajomych bądź rodziny może nie w pełni zadowalać nas.

Warto jednak przyjrzeć się kilku zagadnieniom, na które warto zwrócić uwagę przed podjęciem ostatecznej decyzji.

Indywidualne podejście do klienta

Czytając informacje zawarte na stronach internetowych biur rachunkowych mamy wrażenie, że będziemy najważniejszym klientem. Ale czy na pewno tak będzie? Wbrew ogólnie panującemu przekonaniu, że duże biuro zapewni ci najlepszą obsługę nie zawsze jest prawdziwe. Duże biuro, dużo spraw, duży chaos, jedna osoba przyjmuje dokumenty, inna je księguje, jeszcze inna sporządza rozliczenia, to może powodować zawirowania w szybkim wyjaśnieniu ewentualnych pomyłek, które są nieuniknione.

Certyfikat Ministerstwa Finansów

Posiadanie certyfikatu do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych Ministerstwa Finansów nie jest już wymagane od 2014 roku, ale fakt jego posiadania zwiększa wiarygodność biura i stanowi wartość dodaną. Można też łatwo sprawdzić wiarygodność takiego dokumentu, czy został on faktycznie wydany przez Ministerstwo Finansów.

Ubezpieczenie OC

Polisa ubezpieczeniowa od odpowiedzialności cywilnej (OC) tak naprawdę zabezpiecza obie strony umowy, biuro i klienta. Polisa OC chroni biuro przed ewentualnymi konsekwencjami błędnego rozliczenia podatków. Musisz jednak pamiętać, że przed urzędem skarbowym to Ty jako podatnik ponosisz odpowiedzialność, a gdy uznasz, że zawiniło biuro rachunkowe musisz wystąpić na drogę postępowania cywilnego i dochodzić odszkodowania.

Zredukowanie kosztów własnych

Niewątpliwą zaletą zlecenia prowadzenia księgowości biuru rachunkowemu jest redukcja kosztów. Nie trzeba nikogo przekonywać do tego, jak trudno nadążyć za zmianą przepisów podatkowych. Wszystko to wymaga zaangażowania, czasu i środków. Praktycznie na bieżąco trzeba śledzić zmiany, interpretacje, wyjaśnienia, które mogą mieć wpływ na rozliczenia naszych podatków. Biuro rachunkowe z założenia musi to robić na bieżąco, prenumerować specjalistyczne periodyki, uczestniczyć w szkoleniach, przeglądać strony Ministerstwa Finansów.

Forma komunikacji z klientem

Na zmianę formy komunikowania się z klientem wpłynęło wiele różnego rodzaju okoliczności. Jedną z zalet zmian jakie zachodzą w obszarze rozliczeń podatkowych jest możliwość, a czasami wręcz konieczność wykorzystywania narzędzi komunikacji online, zarówno z biurem rachunkowym jak również z urzędem skarbowym. Dzięki możliwości wykorzystania elektronicznego obiegu dokumentów przez biuro rachunkowe klient może zaoszczędzić czas i pieniądze. Kontaktu istnieje praktycznie 24 godziny na dobę i to klient decyduje w jakich godzinach najlepiej jest zająć się przygotowaniem dokumentów i przesłaniem ich w postaci elektronicznej do biura.

Oczywiście wiele biur preferuje jeszcze tradycyjny sposób – przyjmowania dokumentów osobiście, bądź przez kuriera czy też pocztą, jednakże coraz bardziej jest widoczna tendencja oferowania nowoczesnych form obsługi. Obie formy są właściwe i to Ty zdecyduj jak chcesz to robić.

Biuro rachunkowe jako partner biznesowy

Globalnym trendem staje się skupienie na kliencie, jego zadowoleniu, spełnianiu jego oczekiwań. Biuro musi nadążyć za oczekiwaniami swoich klientów, którzy stają się coraz bardziej wymagający. Nowoczesne programy komputerowe oferują szerszy wachlarz usług niż tylko zaksięgowanie dokumentów i wyliczenie podatków. Na podstawie wprowadzonych danych program wykonuje podstawowe analizy i zestawienia, które bardzo często są pomocne przy bieżącym planowaniu inwestycji, bądź pomagają w zmianie dotychczasowej strategii rozwoju firmy. Klient powinien mieć bieżący dostęp do swoich wyników finansowych, a to ułatwiają nowoczesne kanały komunikacji.

Ochrona przekazywanych danych

Klient musi wiedzieć, że jego dane są bezpieczne i należycie chronione. Zbiory danych osobowych klientów biura obejmują między innymi: faktury, rachunki, upoważnienia, dane osobowe pracowników, dane kontrahentów, zarówno dostawców jak i odbiorców, dane wartościowe dotyczące firmy podatnika. Są to niezwykle ważne dane klienta biura, którymi nie chce się on dzielić z nikim innym, dlatego też biuro rachunkowe może je przetwarzać jedynie do celów określonych w zawartej umowie i jednocześnie dopełnić formalności przed nieupoważnionym ich udostępnianiem.

Cena za usługę

Cena za prowadzenie księgowości naszej firmy niewątpliwie jest istotnym elementem, ale nie najważniejszym. Często cena nie idzie w parze z jakością świadczonych usług, dlatego decydując się na podpisanie umowy z biurem rachunkowym traktujmy ją jako jeden z wielu elementów decydujących o naszej decyzji.

Pamiętajmy też, że aby współpraca z biurem rachunkowym była satysfakcjonująca musi być na to wyrażona wola obu stron. W każdym kontakcie istotna jest postawa wszystkich uczestników. Nie tylko biuro rachunkowe ma obowiązki, ale również klient bez dobrej woli, którego nic się nie uda.

By |2018-09-07T12:51:34+00:00Wrzesień 7th, 2018|Bez kategorii|